Trong lĩnh vực quản lý kho hàng và hoàn thiện đơn hàng TMĐT fulfillment, nhân viên lấy hàng (picking) và đóng gói (packing) đóng vai trò cốt lõi giúp đảm bảo tốc độ xử lý và độ chính xác của đơn hàng. Tuy nhiên, việc quản lý KPI (chỉ số đo lường hiệu suất) và tính lương cho nhóm nhân sự này lại thường gặp nhiều sai sót, gây ra mất cân đối năng suất, chi phí, thiếu minh bạch và thậm chí làm giảm động lực làm việc.
Bài viết của OCIMI sẽ phân tích 5 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp dễ mắc phải trong việc quản lý KPI nhân sự soạn hàng - lấy hàng - đóng gói trong kho TMĐT, đồng thời gợi ý cách khắc phục để tối ưu hóa hiệu quả vận hành.
1. KPI không rõ ràng hoặc không phù hợp với năng suất kho
Tình huống thường gặp:
Thiếu tính cụ thể: Các KPI được đặt ra quá chung chung, không đo lường được hiệu suất thực tế của từng công việc. Doanh nghiệp áp dụng KPI quá đơn giản, chẳng hạn chỉ đơn thuần dựa vào số lượng đơn hàng được lấy hoặc đóng gói mỗi ngày, từ đó lấy số đơn hàng xử lý làm quy chuẩn chung. Điều này có thể dẫn đến:
Không phản ánh chính xác năng suất thực sự: Mỗi đơn hàng không giống nhau về kích thước, trọng lượng và số lượng sản phẩm. Một đơn có 10 sản phẩm nhỏ gọn sẽ khác hoàn toàn so với đơn có 3 sản phẩm cồng kềnh, nặng và cần xử lý phức tạp.
Bỏ qua yếu tố chất lượng: Khi KPI chỉ tập trung vào số lượng, nhân viên dễ bỏ qua độ chính xác và tính cẩn thận.
Cách khắc phục
Xây dựng KPI đa chiều: Bao gồm số lượng đơn, độ chính xác, và thời gian xử lý. Ví dụ:
Thời gian xử lý trung bình mỗi đơn hàng: Thay vì chỉ đo số lượng đơn hàng, hãy đo thời gian trung bình để hoàn thành một đơn hàng. Điều này giúp so sánh hiệu suất giữa các đơn hàng khác nhau và theo dõi sự cải thiện theo thời gian.
Số lượng sản phẩm xử lý: Đo lường số lượng sản phẩm được xử lý trong một đơn vị thời gian (ví dụ: một giờ, một ngày) để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và hiệu quả của quy trình.
Độ phức tạp trung bình của đơn hàng: Phân loại đơn hàng theo mức độ phức tạp (ví dụ: đơn hàng dễ, trung bình, khó) và tính toán thời gian xử lý trung bình cho từng loại. Điều này giúp xác định các loại đơn hàng có ảnh hưởng lớn nhất đến năng suất và tập trung vào cải thiện quy trình xử lý cho những loại đơn hàng này.
Tỷ lệ đơn hàng hoàn thành đúng hạn: Đo lường tỷ lệ đơn hàng được giao cho khách hàng đúng thời hạn để đánh giá hiệu quả của quy trình và khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Tỷ lệ lỗi trong quá trình xử lý: Đo lường tỷ lệ đơn hàng bị sai sót (ví dụ: sai sản phẩm, sai số lượng, hư hỏng hàng hóa) để đánh giá chất lượng công việc và xác định các điểm cần cải thiện.
2. Không liên kết KPI với logic tính lương
Tình huống thường gặp
Một số doanh nghiệp không liên kết KPI với hệ thống tính lương, hoặc không minh bạch trong cách tính thưởng/phạt:
Hạn Chế Trong Tư Duy Quản Trị: Thiếu đầu tư vào các giải pháp công nghệ hỗ trợ đánh giá chính xác, Văn hóa quản lý theo kiểu thủ công, chưa chuyên nghiệp
Thiếu tính công bằng: Phần thưởng không được phân phối dựa trên mức độ hoàn thành KPI, dẫn đến tình trạng bất công và làm giảm động lực làm việc của nhân viên.
Không minh bạch: Cách thức tính toán lương thưởng không được công khai, khiến nhân viên không hiểu rõ về mối quan hệ giữa hiệu suất làm việc và thu nhập.
Cách khắc phục
Công khai công thức tính lương và thưởng: Ví dụ:
Lương cơ bản + Thưởng theo hiệu suất (KPI).
KPI đạt trên 90% = +10% lương cơ bản; dưới 70% = giảm 5% thưởng.
Công khai dữ liệu hiệu suất KPI định kỳ, để nhân viên biết họ đang ở đâu và cần cải thiện gì
3. Không sử dụng công nghệ để theo dõi KPI
Tình huống thường gặp: Quản lý KPI và lương bằng phương pháp thủ công dễ dẫn đến sai sót, mất thời gian và thiếu minh bạch. Thường thấy:
Sai sót khi ghi chép hoặc nhập liệu (Phần lớn các kho thường sử dụng Excel). Việc theo dõi thủ công dễ dẫn đến sai sót, thiếu sót trong việc ghi nhận dữ liệu, dẫn đến báo cáo không chính xác.
Không có hệ thống đánh giá toàn diện: Thiếu một hệ thống đánh giá hiệu suất dựa trên dữ liệu số, khó xác định được những điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải thiện trong quá trình vận hành kho.
Thời gian cập nhật chậm: Việc tổng hợp và phân tích dữ liệu thủ công mất nhiều thời gian, khiến các báo cáo không được cập nhật kịp thời, gây khó khăn cho việc đưa ra quyết định.
Cách khắc phục
Đầu tư vào hệ thống quản lý kho hàng (WMS): WMS giúp tự động hóa việc thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu về các hoạt động trong kho, cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất làm việc, tồn kho và các chỉ số KPI khác.
Sử dụng các thiết bị hỗ trợ: Các thiết bị như máy quét mã vạch, máy tính bảng, cảm biến... giúp tự động hóa việc thu thập dữ liệu và giảm thiểu sai sót.
Tích hợp API giữa WMS và hệ thống HR: Đảm bảo dữ liệu thống nhất và tự động hóa quy trình tính toán.
4. Thiếu đào tạo và cập nhật KPI
Tình huống thường gặp: Nhân viên không được đào tạo đầy đủ về ý nghĩa và cách đạt được các chỉ tiêu KPI, dẫn đến:
Hiểu sai hoặc không chú trọng các tiêu chí quan trọng.
Hiệu suất không cải thiện, thậm chí giảm sút.
Cách khắc phục
Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ:
Hướng dẫn nhân viên về các tiêu chí KPI cụ thể và cách thực hiện.
Giới thiệu công cụ hỗ trợ để cải thiện năng suất, ví dụ: sử dụng máy quét mã vạch để tăng tốc độ lấy hàng.
Cập nhật KPI theo nhu cầu vận hành: Khi có thay đổi trong quy trình hoặc yêu cầu khách hàng, cần điều chỉnh KPI cho phù hợp và thông báo sớm đến nhân viên.
5. Chưa cân nhắc yếu tố con người khi đánh giá KPI
Tình huống thường gặp: Việc áp dụng KPI và tính lương dựa trên số liệu cứng nhắc có thể bỏ qua các yếu tố như:
Nhân viên mới chưa quen việc.
Các vấn đề sức khỏe hoặc khó khăn cá nhân.
Sự cố ngoài ý muốn (thiết bị hỏng, hệ thống gián đoạn).
Cách khắc phục
Kết hợp đánh giá định lượng và định tính: Ngoài KPI, cần có sự đánh giá từ cấp quản lý trực tiếp để xem xét các yếu tố bên ngoài.
Xây dựng chính sách hỗ trợ nhân viên: Ví dụ:
Đào tạo thêm cho nhân viên mới.
Cho phép nghỉ phép linh hoạt hoặc hỗ trợ y tế.
Theo dõi hiệu suất theo thời gian dài: Đánh giá theo tuần hoặc tháng để đảm bảo tính công bằng và tránh sự ảnh hưởng của các sự cố tạm thời.
So Sánh Quy Chuẩn Tính Lương giữa Kho TMĐT và Kho Thông Thường
Tiêu chí | Kho TMĐT | Kho thông thường |
1. Đặc thù công việc | - Nhiệm vụ linh hoạt: lấy hàng, đóng gói, kiểm tra theo từng đơn lẻ. | - Nhiệm vụ cố định: kiểm kê, lưu trữ, xử lý hàng hóa theo lô lớn. |
- Khối lượng công việc biến động theo thời điểm cao điểm (sale, lễ hội). | - Công việc mang tính chu kỳ, khối lượng ổn định. | |
Quy chuẩn tính lương | - Dựa trên hiệu suất cá nhân: số đơn hàng xử lý, độ chính xác. | - Thường áp dụng lương cố định, ít phụ thuộc vào hiệu suất. |
- Cộng thêm thưởng hoặc phụ cấp theo mùa cao điểm. | ||
2. Khối lượng công việc | - Xử lý khối lượng lớn đơn hàng nhỏ lẻ. | - Xử lý hàng hóa theo lô lớn, ít đơn lẻ. |
Quy chuẩn tính lương | - Kết hợp lương cơ bản và thưởng theo KPI (số đơn, tỷ lệ sai sót). | - Lương cố định, không thay đổi nhiều theo khối lượng công việc hàng ngày. |
- Phụ cấp thêm trong các thời điểm đơn hàng tăng cao. | ||
3. Mức độ yêu cầu chất lượng | - Yêu cầu chính xác cao: xử lý từng đơn hàng đúng hạn, không sai sót. | - Độ chính xác kiểm soát ở cấp độ lô hàng, ít chú trọng đơn lẻ. |
Quy chuẩn tính lương | - KPI về chất lượng (tỷ lệ sai sót) ảnh hưởng trực tiếp đến thưởng/phạt. | - Đánh giá ở cấp độ nhóm hoặc toàn kho, ít ảnh hưởng trực tiếp đến từng cá nhân. |
4. Tốc độ xử lý | - Yêu cầu tốc độ cao để đáp ứng SLA (giao hàng trong 1-2 ngày hoặc trong ngày). | - Tốc độ xử lý không phải yếu tố quan trọng, có thể làm theo kế hoạch định sẵn. |
Quy chuẩn tính lương | - Lương thưởng gắn với sản lượng (số đơn hàng/ngày). | - Tính lương theo giờ hoặc ca làm, không gắn với tốc độ. |
- Phụ cấp tăng ca hoặc thưởng nóng nếu xử lý vượt chỉ tiêu. | ||
5. Tính linh hoạt | - Tính mùa vụ cao, yêu cầu điều chỉnh nhân sự theo lượng đơn hàng. | - Tính ổn định, không chịu ảnh hưởng lớn từ mùa vụ. |
Quy chuẩn tính lương | - Điều chỉnh lương thưởng theo thời điểm cao điểm (thưởng nóng, phụ cấp). | - Hệ thống lương cố định, ít thay đổi theo mùa. |
Cổ phần Công nghệ OCIMI - Đơn vị chuyên set-up và triển khai Giải pháp Phần mềm quản lý kho & hoàn tất đơn hàng TMĐT (OMS & WMS) VietFul. Giải pháp đã triển khai hơn 6+ quốc gia ĐNA, xử lý 8.5M đơn hàng/năm và hơn 40+ kho Việt Nam tin dùng: Viettel Post, Ship60, AMILO, Coolmate, ODN, N&H Logistics, Elise....
Hệ thống đặc biệt phù hợp với các đơn vị kho thuộc lĩnh vực xử lý hậu cần cho nhiều brand TMĐT, seller kinh doanh đa sàn, kho fulfillment, 3PLs,…
Comments