Trong thời đại bùng nổ thương mại điện tử, việc quản lý kho hàng hiệu quả đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang duy trì phương pháp quản lý kho thủ công bằng giấy tờ hoặc các công cụ Excel kém hiệu quả. Sự chậm trễ, sai sót và chi phí cao đang trở thành những vấn đề lớn ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh. Giải pháp cho bài toán này chính là phần mềm quản lý kho hàng (Warehouse Management System - WMS).
Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ tại sao WMS cho kho TMĐT là cần thiết, cách nó thay thế vận hành thủ công và những lợi ích mà nó mang lại.
Thực trạng quản lý kho hàng thủ công trong TMĐT hiện nay
Những hạn chế của quản lý kho thủ công
Quản lý kho theo cách thủ công đang tạo ra nhiều điểm nghẽn trong vận hành:
Tốn thời gian và nhân lực: Nhân viên phải dành nhiều giờ để kiểm đếm, cập nhật sổ sách, và xử lý đơn hàng thủ công. Đồng thời, ngành Thương mại điện tử (TMĐT) và hoàn thiện đơn hàng nói chung tại Việt Nam đang phải kết nối với rất nhiều sàn TMĐT, đơn vị vận chuyển. Điều này, gây khó khăn trong việc tổng hợp thông tin đơn hàng từ nhiều bên cung cấp.
Hiệu suất thấp: Việc dò tìm sản phẩm trong kho theo cách thủ công tốn nhiều thời gian và nhân lực.
Thiếu minh bạch: Không có công cụ báo cáo thời gian thực khiến doanh nghiệp khó đánh giá hiệu quả hoạt động kho.
Chi phí vận hành cao: Sai sót và lãng phí trong quá trình xử lý đơn hàng dẫn đến tăng chi phí nhân sự và nguyên liệu.
Khó kiểm soát tồn kho: Không có cái nhìn thời gian thực về số lượng hàng hóa, dễ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.
Chậm trễ trong xử lý đơn hàng: Quy trình pick-pack thủ công kéo dài thời gian giao hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Tác động đến hiệu quả kinh doanh
Vận hành thủ công không chỉ ảnh hưởng đến quy trình nội bộ mà còn tác động trực tiếp đến:
Chi phí vận hành tăng cao do cần nhiều nhân sự lấy hàng - đóng gói - xử lý đơn hàng.
Doanh thu giảm vì không đáp ứng kịp nhu cầu đặt hàng
Uy tín trên sàn bị ảnh hưởng do giao hàng chậm và sai sót
Khó mở rộng quy mô kinh doanh
Giải pháp phần mềm quản lý kho hàng TMĐT hiện đại
Các tính năng chính của phần mềm WMS
1. Quản lý nhập xuất kho tự động
Tự động cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực
Tracking từng trạng thái chuyển đổi của đơn hàng từ kho nội bộ, đơn vị vận chuyển và sàn TMĐT.
Tạo báo cáo tự động theo nhiều tiêu chí
2. Tối ưu quy trình pick-pack
Tạo pick list thông minh theo đơn hàng
Gợi ý tuyến đường picking ngắn nhất
Kiểm tra chéo double-check bằng nhiều thao tác scan để giảm sai sót
3. Tích hợp đa kênh bán hàng
Đồng bộ dữ liệu với các sàn TMĐT
Quản lý đơn hàng tập trung
Cập nhật tồn kho realtime trên mọi kênh
Lợi ích khi áp dụng phần mềm WMS
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Giảm 50% thời gian xử lý đơn hàng
Cắt giảm 30% chi phí nhân công
Tối ưu 40% không gian kho nhờ sắp xếp thông minh
Nâng cao độ chính xác
Giảm tỷ lệ sai sót xuống dưới 0.1%
Kiểm soát hạn sử dụng sản phẩm
Tracking chính xác vị trí hàng hóa
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn
Thông tin đơn hàng minh bạch
Giảm thiểu tình trạng hết hàng
Giải Pháp Hệ thống Quản Lý Kho WMS Fulfillment - OCIMI
Hướng dẫn chọn phần mềm WMS phù hợp cho kho TMĐT
Tiêu chí đánh giá
Tính năng và khả năng tùy biến
Đáp ứng đủ nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp
Khả năng mở rộng tính năng theo nhu cầu
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Khả năng tích hợp API với sàn và đơn vị vận chuyển, hệ thống thứ 3 => Yếu tố đặc biệt quan trọng với WMS cho kho TMĐT
Tương thích với hệ thống hiện có
Chi phí và ROI
Chi phí đầu tư ban đầu hợp lý
Chi phí vận hành và hỗ trợ support
Thời gian hoàn vốn dự kiến
Cloud WMS và SaaS => Giảm chi phí đầu tư hạ tầng
Phần mềm quản lý kho TMĐT từ OCIMI là một trong những Phần mềm OMS + WMS Quản lý kho TMĐT hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp hoạt động trong ngành này lựa chọn, giải quyết triệt để những thách thức truyền thống trong việc kiểm soát hàng tồn kho và hoàn thiện đơn hàng TMĐT.
Case Study - Viettel Post triển khai phần mềm quản lý Kho TMĐT fulfillment cho nhóm hàng mỹ phẩm
Quản lý đa dạng mặt hàng, nhiều chủ hàng mỹ phẩm, quản lý đa sàn
Triển khai thành công nhiều kho trong hệ thống kho fulfillment của Viettel Post (VTP)
100K+ SKUs, 1.5M+ sản phẩm, 4K+ đơn hàng/ngày.
Tăng năng suất của nhân viên lên 2 lần, giảm 30% thời gian làm việc. Công suất xử lý lên đến > 20K+ đơn hàng/ngày
Áp dụng cho 2 loại hình kho phân phối và thương mại điện tử
Tích hợp tự động các kênh bán hàng VTSale, Voso… và hệ thống 3PL của ViettelPost.
Kết nối và sử dụng công nghệ tự động hóa bằng rô-bốt, lựa chọn băng chuyền, pick to light, put to light.
Kết luận
Chuyển đổi từ quản lý kho thủ công sang sử dụng phần mềm WMS không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc với doanh nghiệp TMĐT hiện đại. Việc áp dụng WMS không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.
Cổ phần Công nghệ OCIMI - Đơn vị chuyên set-up và triển khai Giải pháp Phần mềm quản lý kho & hoàn tất đơn hàng TMĐT (OMS & WMS) VietFul. Giải pháp đã triển khai hơn 6+ quốc gia ĐNA, xử lý 8.5M đơn hàng/năm và hơn 40+ kho Việt Nam tin dùng: Viettel Post, Ship60, AMILO, Coolmate, ODN, N&H Logistics, Elise....
Hệ thống đặc biệt phù hợp với các đơn vị kho thuộc lĩnh vực xử lý hậu cần cho nhiều brand TMĐT, seller kinh doanh đa sàn, kho fulfillment, 3PLs,…
Comments