Bán hàng trên sàn TMĐT đồng nghĩa với việc đối mặt với hàng loạt rủi ro: hàng giao thiếu, sản phẩm hư hỏng, khách khiếu nại không chính đáng hay lợi dụng chính sách hoàn tiền...Trong khi các sàn tập trung nâng cao trải nghiệm người mua bằng chính sách đổi trả dễ dàng, nhà bán hàng lại chịu nhiều áp lực, từ tổn thất doanh thu đến ảnh hưởng uy tín.
Vậy làm thế nào để bảo vệ quyền lợi của mình? Công nghệ ghi hình quá trình đóng gói chính là giải pháp! Không chỉ giúp kiểm chứng tính chính xác của đơn hàng, mà còn cung cấp bằng chứng thuyết phục khi xử lý khiếu nại. Với mục tiêu, hoàn thiện bộ giải pháp toàn diện cho các khách hàng là chủ kho fulfillment, kho 3PLs, nhà bán hàng,.. Giải pháp phần mềm quản lý kho fulfillment VietFul sắp ra mắt tính năng Ghi hình & Trích xuất đóng gói, giúp kho fulfillment, nhà bán hàng kiểm soát chặt chẽ chất lượng đơn hàng, hạn chế thất thoát tối đa.
Khó khăn nhà bán hàng thường gặp
1.1. Khiếu nại thiếu hàng, sai hàng - Làm thế nào để cung cấp BẰNG CHỨNG đóng gói?
Nhiều nhà bán hàng đối mặt với tình trạng khách hàng khiếu nại thiếu hàng dù đơn đã được đóng gói đầy đủ. Không có bằng chứng xác thực khiến việc giải quyết tranh chấp trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín.
Một số kho fulfillment đã chủ động lắp và sử dụng hệ thống camera để ghi lại quá trình đóng gói hàng hóa để chủ động cung cấp dữ liệu quan trọng giải quyết các khiếu nại từ khách hàng hoặc đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi vận chuyển. Mỗi đơn hàng thường được lưu trữ 2 video: một video ghi lại quá trình đóng gói và một video khi đơn hàng được trả về. Vì vậy, với những kho vận hành >300 đơn/ngày, việc trích xuất và đối chiếu đúng đơn hàng là một việc không dễ.
1.2. Chính sách hoàn trả gây bất lợi cho nhà bán hàng - Làm thế nào để ĐÚNG THỜI GIAN yêu cầu
Với xu thế cạnh tranh tất yếu, các sàn TMĐT không ngừng điều chỉnh chính sách nhằm nâng cao trải nghiệm mua sắm và đảm bảo quyền lợi cho người tiêu dùng. Điều này có thể bao gồm chính sách kéo dài đổi trả miễn phí trong 15 ngày, cho phép khách hàng thay đổi nhu cầu hoặc hủy đơn dễ dàng, cũng như yêu cầu quy trình đóng gói và kiểm định chất lượng sản phẩm khắt khe hơn trước khi giao hàng. Vì vậy, nếu thời gian giải quyết khiếu nại bị kéo dài, khách hàng có thể mất niềm tin và điểm và sao của doanh nghiệp bán hàng bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Do đó, việc tuân thủ quy định về việc gửi video làm bằng chứng và đảm bảo thời hạn xử lý khiếu nại theo yêu cầu của các sàn thương mại điện tử là vô cùng cần thiết.
Kinh nghiệm từ OCIMI
Để xử lý khiếu nại từ sàn TMĐT về tình trạng hàng hóa bị vỡ, tráo đổi hoặc thiếu hụt, kho ffm và nhà bán hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin chứng minh quá trình đóng gói và nhận hàng. Cụ thể:
- Quy chuẩn đóng gói: Cần có video từ camera ghi lại toàn bộ quá trình đóng gói, cho thấy sản phẩm được niêm phong cẩn thận và nhãn vận đơn đầy đủ. Đối với mặt hàng dễ vỡ, quy cách đóng gói phải tuân thủ tiêu chuẩn của sàn, bao gồm nhãn cảnh báo, vật liệu chèn lót như xốp nổ để đảm bảo an toàn. Ngoài video mở kiểm hàng, nhà bán cần cung cấp biên bản nhận hàng có sự đồng kiểm với đvvc, thể hiện rõ tình trạng sản phẩm khi hoàn về.
- Chất lượng video cung cấp: Đảm bảo chất lượng hệ thống camera tại bàn đóng gói ổn định, liên tục, tránh trường hợp camera cung cấp mờ nhòe, không tận dụng được bằng chứng.
-...
3. Tính năng ghi hình & trích xuất đóng gói trên VietFul – Giải pháp tối ưu cho nhà bán hàng
Hiểu rõ những khó khăn đó, VietFul mang đến tính năng Ghi hình & Trích xuất quá trình đóng gói nhằm giúp các nhà bán hàng và kho fulfillment minh bạch hóa quy trình xử lý đơn hàng. Các điểm nổi bật của tính năng này bao gồm:
3.1. Ghi hình chi tiết quá trình đóng gói
Mỗi đơn hàng sẽ được ghi hình toàn bộ quá trình đóng gói với thời lượng tối đa 5 phút/video. Hệ thống camera tự động kích hoạt ngay khi bắt đầu đóng gói, đảm bảo ghi lại mọi thao tác một cách chi tiết và liên tục. Nhờ đó, nhà bán có thể theo dõi chặt chẽ từng bước trong quy trình tại khu vực đóng gói, đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng tiêu chuẩn và hạn chế tối đa sai sót.
Bên cạnh đó, VietFul đã tối ưu độ chính xác trên module WMS, giúp mỗi đơn hàng được quét mã sản phẩm và xác nhận số lượng vận đơn một cách chính xác trước khi đóng gói. Điều này không chỉ giúp hạn chế lỗi trong quá trình xử lý mà còn nâng cao tính minh bạch và tin cậy trong vận hành. Kết hợp cùng tính năng ghi hình, VietFul mang đến giải pháp toàn diện, giúp nhà bán kiểm soát đơn hàng chặt chẽ hơn, tối ưu hiệu suất và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
3.2. Trích xuất video làm bằng chứng khi cần thiết
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc khiếu nại từ khách hàng, nhà bán hàng/kho có thể dễ dàng trích xuất video từ hệ thống lưu trữ tự động và gửi đến sàn TMĐT để làm bằng chứng. Tính năng này không chỉ giúp giải quyết khiếu nại một cách nhanh chóng, minh bạch mà còn giảm thiểu đáng kể tỷ lệ hoàn tiền không chính đáng.
3.3. Chi phí linh hoạt theo giá trị đơn hàng
VietFul áp dụng mô hình tính phí linh hoạt theo giá trị đơn hàng, đảm bảo sự công bằng và tối ưu chi phí cho nhà bán. Cụ thể, đơn hàng có giá trị cao sẽ chịu mức phí tương ứng, trong khi đơn hàng nhỏ được áp dụng mức phí thấp hơn. Cách tính này giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả, tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Đặc biệt, với cơ chế linh hoạt, VietFul phù hợp cho mọi quy mô kinh doanh, từ kho hàng nhỏ đến doanh nghiệp lớn có lượng đơn hàng lớn mỗi ngày.
3.4. Lưu trữ dữ liệu trong 30 ngày
Khác với yêu cầu lưu trữ bằng chứng tối đa 15 ngày từ các sàn TMĐT, VietFul cung cấp thời gian lưu trữ lên đến 30 ngày. Điều này mang lại sự chủ động và an tâm cho nhà bán hàng, đảm bảo họ có đủ thời gian để xử lý khiếu nại, tra soát đơn hàng hoặc tìm kiếm bằng chứng khi cần thiết. Với thời gian lưu trữ dài hơn, nhà bán có thể yên tâm rằng mọi dữ liệu quan trọng luôn sẵn sàng để sử dụng bất cứ lúc nào.
✅ Ghi hình trực tiếp quá trình đóng gói từng đơn hàng.
✅ Trích xuất video nhanh chóng, dễ dàng.
✅ Tăng sự minh bạch.
✅ Giảm thiểu sai sót và cung cấp nhanh chóng bằng chứng khiếu nại.
4. Nhà bán hàng/các chủ kho fulfillment cần làm gì để tận dụng tối đa tính năng này?
Bước 1: Đăng ký demo
Nhà bán hàng/chủ kho có thể liên hệ với OCIMI để được hướng dẫn demo miễn phí 1:1
Bước 2: Theo dõi & kiểm tra video đóng gói
Khi có khiếu nại, nhà bán hàng có thể trích xuất video nhanh chóng để xác minh đơn hàng có lỗi từ phía mình hay không.
Bước 3: Gửi bằng chứng xử lý khiếu nại
Nếu đơn hàng đã được đóng gói chính xác nhưng khách khiếu nại thiếu hàng, nhà bán hàng có thể trích xuất gửi video trực tiếp đến sàn TMĐT.
OCIMI là đơn vị chuyên tư vấn và triển khai Giải pháp phần mềm toàn diện và hiệu quả cho xử lý đơn hàng, quản lý kho TMĐT & bán lẻ. Giải pháp phần mềm tự động, chuẩn hóa quy trình xử lý đơn hàng, từ lưu kho, xử lý đơn hàng, lấy hàng từ kho, đóng gói.... Kết hợp 2 module OMS & WMS giúp thống nhất và tối ưu vận hành xử lý đơn hàng trên cùng 1 nền tảng duy nhất.
Phần mềm đã và đang có mặt trên 5+ quốc gia tại ĐNA, xử lý hơn 9.5 triệu đơn hàng/năm và mang lại lợi ích hơn 9 ngàn tỷ đồng cho KH.
𝐶𝑎𝑠𝑒 𝑠𝑡𝑢𝑑𝑦: 𝑉𝑖𝑒𝑡𝑡𝑒𝑙 𝑃𝑜𝑠𝑡, 𝐴𝑚𝑖𝑙𝑜, 𝐶𝑜𝑜𝑙𝑚𝑎𝑡𝑒, 𝑂𝐷𝑁, 𝑈𝑝𝑏𝑎𝑠𝑒, 𝑁&𝐻 𝐿𝑜𝑔𝑖𝑠𝑡𝑖𝑐𝑠...
--------------------
Liên hệ OCIMI tư vấn và demo miễn phí
Hotline: Ms. Quyên - (+84) 909 568 064
Website: www.ocimi.tech/vi
Comments