Hoạt động lấy hàng là một bước quan trọng và phức tạp trong quy trình hoàn tất đơn hàng của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành thương mại điện tử. Nó là cầu nối cuối cùng trước khi sản phẩm hoặc đơn hàng đến tay khách hàng, và vì vậy, cần phải diễn ra một cách suôn sẻ, chính xác và đáng tin cậy. Tuy nhiên, trong thực tế, hoạt động lấy hàng thường đối mặt với một loạt khó khăn và thách thức đáng chú ý.
Hãy cùng xem xét một số trong những khó khăn này
1. Quản lý tồn kho không chính xác:
Quản lý tồn kho không chính xác có thể gây ra nhiều vấn đề. Đây bao gồm việc không cập nhật tồn kho đúng cách, sai sót trong việc đánh giá tình trạng hàng tồn, và việc lưu trữ thông tin không chính xác về sản phẩm. Khi bạn không biết chính xác số lượng sản phẩm có sẵn trong kho, rất dễ xảy ra tình trạng thiếu hàng khi bạn đã hết hàng mà không biết, hoặc thậm chí thừa hàng do bạn đặt hàng mới mà không nhận ra rằng còn đủ sản phẩm trong kho. Một nghiên cứu của IHL Group ước tính rằng tồn kho không chính xác có thể gây thiệt hại lên đến 1.1 tỷ USD cho các doanh nghiệp hàng năm.
2. Tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm vị trí hàng hóa:
Khi sản phẩm không được lưu trữ ở vị trí dễ tiếp cận hoặc không được gắn nhãn một cách rõ ràng, nhân viên sẽ phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm sản phẩm. Điều này không chỉ làm trễ quá trình lấy hàng, mà còn gây ra sự căng thẳng và mất thời gian cho nhân viên, góp phần làm tăng lỗi con người. Theo một nghiên cứu của Zebra Technologies, khoảng 25% thời gian của nhân viên kho hàng được sử dụng cho việc tìm kiếm sản phẩm.
3. Không quản lý được lượng hàng tồn trong kho:
Không biết chính xác số lượng sản phẩm còn trong kho có thể dẫn đến nhiều vấn đề. Đối với những doanh nghiệp thương mại điện tử, việc quản lý tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng họ có đủ sản phẩm sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Không quản lý được lượng hàng tồn có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng trong trường hợp cần giao hàng nhanh hoặc thừa hàng trong trường hợp sản phẩm không được bán trong khoảng thời gian dài, dẫn đến thiệt hại tài chính.
4. Khách hàng thay đổi đơn hàng:
Khách hàng thường có quyền thay đổi đơn hàng sau khi đã đặt hàng. Điều này đòi hỏi phải thực hiện thay đổi trong quy trình lấy hàng, đặc biệt là khi thay đổi này đòi hỏi lựa chọn thêm hoặc bỏ bớt sản phẩm. Sự thay đổi này có thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn sản phẩm, đóng gói và thời gian giao hàng, và yêu cầu sự linh hoạt trong quá trình lấy hàng.
5. Chất lượng sản phẩm:
Sản phẩm có sự lỗi hoặc không đáp ứng chất lượng mong đợi có thể gây khó khăn trong quá trình trả hàng và lấy hàng mới để thay thế sản phẩm lỗi. Điều này đòi hỏi thời gian và nguồn lực để xử lý và đảm bảo rằng sản phẩm được gửi đến khách hàng đúng chất lượng. Các số liệu từ National Quality Review (NQR) cho thấy rằng hơn 22% đơn hàng điện tử bị trả về do sự cố về chất lượng sản phẩm, gây mất tổn thất lớn.
Hoạt động lấy hàng là một phần quan trọng trong quy trình hoàn tất đơn hàng, nhưng nó đối mặt với nhiều thách thức và khó khăn. Để đối mặt với những khó khăn này, các doanh nghiệp cần đầu tư vào hệ thống và quy trình hiệu quả hơn, áp dụng công nghệ tự động hóa, và đào tạo nhân viên cẩn thận để đảm bảo rằng hoạt động lấy hàng diễn ra một cách suôn sẻ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tối ưu.
7 CHIẾN LƯỢC ĐỂ TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH LẤY HÀNG VÀ TRÁNH TRÌ HOÃN GIAO HÀNG
Để tối ưu hóa quy trình lấy hàng và tránh trì hoãn giao hàng thông qua phần mềm hoàn tất đơn hàng, bạn cần áp dụng một số nguyên tắc và thực hiện các bước sau:
1. Tích hợp hệ thống quản lý kho và quản lý đơn hàng:
Đảm bảo phần mềm quản lý đơn hàng kết nối chặt chẽ với phần mềm quản lý kho. Điều này cho phép bạn đồng bộ hóa thông tin về đơn hàng và tồn kho một cách tự động. Dữ liệu tự động giữa các hệ thống giúp giảm thiểu sai sót và thời gian rườm rà trong việc nhập liệu. Một nghiên cứu từ Harvard Business Review cho biết rằng tích hợp dữ liệu giữa hệ thống quản lý kho và hệ thống quản lý đơn hàng có thể giảm trung bình 30% tồn kho dư thừa và 80% lỗi trong việc đặt hàng.
2. Tự động hóa quy trình lấy hàng:
Sử dụng phần mềm để tạo lịch trình lấy hàng tự động dựa trên đơn đặt hàng và mức tồn kho. Điều này giúp tối ưu hóa việc xác định thời gian và ngày lấy hàng. Khi có đơn đặt hàng mới, phần mềm nên gửi thông báo đến kho về việc cần lấy hàng và ưu tiên các đơn đặt hàng theo mức độ cấp bách hoặc quan trọng. Theo một báo cáo từ McKinsey, việc sử dụng phần mềm để tạo lịch trình lấy hàng tự động có thể giảm thiểu 15-20% thời gian cần cho việc xác định và thực hiện lấy hàng.
3. Dùng mã vạch và hệ thống mã số:
Sử dụng mã vạch hoặc hệ thống mã số để đánh dấu và theo dõi sản phẩm trong kho. Điều này giúp tối ưu hóa việc tìm kiếm và lấy hàng. Khi có đơn đặt hàng, phần mềm có thể tự động tìm kiếm và chỉ dẫn nhân viên kho đến vị trí sản phẩm sử dụng mã vạch hoặc mã số. Một nghiên cứu của VDC Research cho thấy việc sử dụng mã vạch có thể giảm lỗi tới 70% trong quá trình lấy hàng và giao hàng.
4. Theo dõi thời gian thực:
Sử dụng phần mềm để theo dõi thời gian thực về việc lấy hàng và giao hàng. Điều này giúp bạn biết khi có bất kỳ trễ hẹn nào xảy ra. Cung cấp thông báo tự động cho nhân viên và quản lý khi có sự trễ trong quy trình lấy hàng hoặc giao hàng. Một báo cáo từ PwC cho thấy việc sử dụng phần mềm để theo dõi thời gian thực trong quy trình lấy hàng và giao hàng có thể giảm thiểu lỗi lên đến 25% và tăng tính đáng tin cậy của việc giao hàng.
5. Tối ưu hóa việc lập lịch và giao hàng:
Sử dụng phần mềm để tối ưu hóa lịch trình giao hàng bằng cách xác định tuyến đường tối ưu và ưu tiên đơn hàng theo khoảng cách và thời gian. Dựa vào dữ liệu vận chuyển thời gian thực, bạn có thể điều chỉnh lịch trình giao hàng theo thời gian thực và thông báo cho khách hàng về thời gian giao hàng dự kiến. Sử dụng phần mềm để tối ưu hóa lịch trình giao hàng có thể giảm độ dài của tuyến đường và tiết kiệm 10-15% chi phí vận chuyển (theo nghiên cứu của DHL).
6. Lập kế hoạch dự phòng và quản lý biến động:
Sử dụng phần mềm để dự đoán biến động trong lượng đơn hàng và tồn kho để bạn có thể lập kế hoạch dự phòng. Khi có sự thay đổi trong đơn hàng hoặc tồn kho, phần mềm có thể cung cấp gợi ý về việc điều chỉnh lịch trình lấy hàng và giao hàng. Một nghiên cứu của Gartner cho thấy việc dự đoán biến động và tối ưu hóa tồn kho có thể giảm 20-30% chi phí tồn kho.
7. Theo dõi hiệu suất và đánh giá:
Sử dụng phần mềm để theo dõi hiệu suất toàn bộ quy trình lấy hàng và giao hàng, bao gồm tỷ lệ lấy hàng đúng hẹn và tỷ lệ giao hàng đúng hẹn. Sử dụng dữ liệu về tỷ lệ lấy hàng đúng hẹn và tỷ lệ giao hàng đúng hẹn để đánh giá hiệu quả của quy trình và đưa ra điều chỉnh.
Giải Pháp Phần Mềm Quản Lý Kho B2C Hàng Đầu Hiện Nay
Một số khách hàng của các đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment muốn tận dụng sự tiện lợi của hệ thống quản lý đơn hàng OMS VietFul để kết nối, quản lý kho hàng và các kênh bán hàng khác.
Một số Khách hàng đang sử dụng Giải pháp như: Viettel Post, Coolmate, Station, Amilo, Elise, Upbase... và đã có những phản hồi rất tích cực về hệ thống VietFul.
Hệ thống quản lý kho thông minh Vietful kết hợp 2 module WMS và OMS trên nền tảng duy nhất giúp doanh nghiệp chủ kho dễ dàng kiểm kê, xác định vị trí, số lượng của từng sản phẩm hàng hoá, hạn chế tối đa các rủi ro ảnh hướng đến tốc độ làm hàng của nhân viên.
Thời gian triển khai phần mềm nhanh - chỉ 10 ngày
Chi phí đầu tư thấp
Không giới hạn tài khoản - dễ dàng phân quyền giao diện cho nhiều chủ hàng
Quản lý đa kho
Toàn bộ các quy trình từ nhập - lưu trữ - xuất hàng trong hệ thống VietFul đều được phát triển dựa trên thao tác máy của nhân công. Vì vậy, mỗi thao tác làm hàng trong kho đều được ghi nhận theo thời gian thực và khối lượng thao tác thực tế để cập nhật liên tục trên báo cáo chung. Các bộ phận trong kho cũng được theo dõi tình hình tồn kho thực tế, trạng thái đơn hàng đang vận hành trong kho theo những mẫu dashboard có sẵn.
Phần mềm quản lý kho fulfillment tối ưu
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm cho chủ kho TMĐT - vừa đồng bộ đơn hàng - vừa quản lý từ xa toàn bộ 100% tình trạng hàng hóa thao tác nhân viên trong kho. Vietful là giải pháp phần mềm fulfillment hiệu quả, phù hợp cho bạn.
OCIMI - ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI ĐỘC QUYỀN HỆ THỐNG VIETFUL
Liên hệ OCIMI ngay để xây dựng một quy trình vận hành và triển khai hệ thống phần mềm fulfillment linh hoạt, hiệu quả và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường TMĐT
--------------------------------
Liên hệ OCIMI ngay - Tư vấn triển khai phần mềm fulfillment miễn phí và tìm ra giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
+84 28 2212 7663
Comentários