Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển không ngừng, việc quản lý kho hàng một cách hiệu quả trở thành yếu tố sống còn cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận ra sự khác biệt giữa việc có và không có phần mềm kho WMS fulfillment. Bài viết của OCIMI sẽ phân tích rõ ràng sự khác biệt này để giúp bạn quyết định đâu là hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.
Trước tiên, Phần mềm kho WMS fulfillment - hoàn thiện đơn hàng là gì?
Phần mềm kho WMS fulfillment - hoàn thiện đơn hàng là một hệ thống công nghệ giúp tự động hóa và quản lý quy trình vận hành kho hàng, đặc biệt dành cho các doanh nghiệp thương mại điện tử. Fulfillment bao gồm toàn bộ quá trình từ khi tiếp nhận đơn hàng, quản lý kho hàng, lấy hàng, đóng gói cho đến vận chuyển và giao hàng tới tay khách hàng.
Phần mềm kho fulfillment được thiết kế nhằm tối ưu hóa từng bước trong quy trình này, đảm bảo sự chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.
Sự Khác Biệt Khi Có Và Không Có Phần Mềm Kho Fulfillment
So sánh | Có phần mềm kho fulfillment | Không có phần mềm kho fulfillment |
Hiệu quả trong quản lý đơn hàng | Một trong những ưu điểm lớn nhất của phần mềm kho fulfillment là khả năng tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng từ lúc tiếp nhận đơn đến khi hoàn tất giao hàng. Phần mềm giúp theo dõi số lượng hàng tồn kho, trạng thái đơn hàng và tình trạng vận chuyển theo thời gian thực. Điều này giảm thiểu sai sót, giúp đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác. | Nếu không có phần mềm hỗ trợ, việc quản lý đơn hàng chủ yếu dựa vào phương pháp thủ công hoặc các bảng tính Excel. Điều này làm tăng khả năng sai sót khi nhập liệu, theo dõi kho hàng và xử lý đơn hàng. Khi số lượng đơn hàng tăng lên, việc quản lý theo cách này không còn hiệu quả, dẫn đến việc giao hàng chậm trễ hoặc thiếu chính xác. |
Tối ưu hóa kho bãi | Phần mềm kho fulfillment không chỉ giúp quản lý hàng tồn kho mà còn tối ưu hóa việc sắp xếp và phân phối sản phẩm trong kho. Phần mềm có thể xác định vị trí lý tưởng cho từng loại hàng hóa, giúp quá trình lấy hàng trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các kho hàng lớn nhiều SKUs, nơi việc tìm kiếm và lấy hàng dựa trên kinh nghiệm và trí nhớ có thể mất rất nhiều thời gian. | Doanh nghiệp không sử dụng phần mềm có thể gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa không gian kho bãi. Việc sắp xếp hàng hóa thường không khoa học, gây ra lãng phí diện tích và làm chậm quá trình lấy hàng - soạn hàng. Điều này cũng có thể dẫn đến việc tồn kho không kiểm soát được, gây lãng phí tài nguyên. |
Tốc độ và độ chính xác trong xử lý đơn hàng | Tốc độ xử lý đơn hàng là yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp trong thị trường TMĐT cạnh tranh. Với phần mềm kho fulfillment, quá trình xử lý đơn hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác, từ việc xác nhận đơn hàng, tìm kiếm sản phẩm, đóng gói, cho đến việc giao hàng. Các thao tác này đều được tối ưu hóa bằng mã vạch, giúp giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng. | Doanh nghiệp không có phần mềm sẽ đối diện với các thách thức lớn trong việc xử lý đơn hàng. Quy trình thủ công không chỉ chậm mà còn dễ xảy ra lỗi. Đơn hàng có thể bị giao nhầm sản phẩm, giao thiếu, hoặc chậm trễ. Điều này gây ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm khách hàng và uy tín của doanh nghiệp. |
Tích hợp với các hệ thống khác | Phần mềm kho fulfillment hiện đại có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), và các nền tảng thương mại điện tử: Shopee, Lazada, Tiktok Shop... Việc tích hợp này giúp tạo ra một chuỗi cung ứng liền mạch và hiệu quả, từ việc đặt hàng cho đến khi giao hàng. | Khi không sử dụng phần mềm, các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động tách rời nhau, thông tin không được đồng bộ hóa. Điều này tạo ra nhiều khoảng trống và làm gián đoạn quy trình vận hành, từ đó dẫn đến việc doanh nghiệp không thể tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng. |
Khả năng mở rộng quy mô | Một lợi ích không thể bỏ qua của phần mềm kho fulfillment là khả năng mở rộng quy mô mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động. Khi doanh nghiệp tăng trưởng và số lượng đơn hàng tăng, phần mềm có thể dễ dàng xử lý khối lượng công việc lớn mà không cần bổ sung nhiều lao động. | Việc mở rộng quy mô mà không có sự hỗ trợ của phần mềm kho fulfillment sẽ gây áp lực rất lớn lên hệ thống quản lý thủ công. Điều này thường dẫn đến tình trạng quá tải, làm chậm quy trình và tăng khả năng sai sót. |
Cải thiện trải nghiệm khách hàng | Một hệ thống kho fulfillment hiệu quả giúp doanh nghiệp giao hàng nhanh chóng và chính xác. Điều này không chỉ tạo ra sự hài lòng cho khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng lòng trung thành từ phía brand, khách hàng. Hơn nữa, việc cung cấp thông tin theo thời gian thực về đơn hàng cũng làm tăng mức độ tin tưởng và trải nghiệm tích cực. | Nếu doanh nghiệp không có phần mềm, việc giao hàng chậm trễ, sai sót trong đơn hàng và khó khăn trong việc theo dõi trạng thái đơn sẽ dễ gây ra sự không hài lòng từ khách hàng. Điều này có thể dẫn đến đánh giá tiêu cực và mất đi khách hàng tiềm năng. |
Kết luận
Sự khác biệt giữa có và không có phần mềm kho fulfillment là rất lớn. Đối với các doanh nghiệp đang tìm cách mở rộng quy mô và cạnh tranh trong thị trường thương mại điện tử ngày càng khốc liệt, việc đầu tư vào phần mềm kho fulfillment là điều không thể thiếu.
Doanh nghiệp nên xem xét đầu tư vào hệ thống quản lý kho WMS TMĐT fulfillment khi gặp các dấu hiệu hoặc tình huống sau đây:
1. Tăng trưởng đơn hàng đột biến và liên tục
Khi doanh nghiệp thấy số lượng đơn hàng tăng mạnh, đặc biệt trong các dịp cao điểm như lễ Tết, các sự kiện mua sắm trực tuyến như Black Friday, 11/11 hay các chương trình khuyến mãi, việc quản lý kho hàng trở nên phức tạp hơn.
2. Khó khăn trong việc theo dõi hàng tồn kho
Khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô và danh mục sản phẩm SKUs, việc theo dõi hàng tồn kho bằng phương pháp thủ công trở nên khó khăn. Sự thiếu chính xác trong việc theo dõi số lượng tồn kho hoặc không kịp thời bổ sung hàng hóa có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.
3. Gặp nhiều sai sót trong quy trình quản lý đơn hàng
Khi doanh nghiệp bắt đầu nhận được phản hồi tiêu cực từ khách hàng về việc giao sai sản phẩm, giao thiếu hoặc quá chậm trễ, đây là dấu hiệu cần phải nâng cấp hệ thống quản lý. Phần mềm quản lý kho fulfillment sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong các bước từ việc lấy hàng, đóng gói đến bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
4. Thiếu hiệu quả trong việc phân loại và sắp xếp kho hàng
Khi kho hàng bắt đầu quá tải, việc sắp xếp hàng hóa không còn khoa học, gây ra tình trạng lộn xộn, khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm. Một hệ thống quản lý kho fulfillment có khả năng tối ưu hóa không gian lưu trữ và quy trình lấy hàng, giúp cải thiện hiệu suất kho bãi.
5. Mở rộng kênh bán hàng đa nền tảng
Nếu doanh nghiệp bán hàng trên nhiều nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, hoặc Tiktokshop, việc quản lý đồng bộ đơn hàng từ nhiều nguồn sẽ rất phức tạp nếu không có công cụ hỗ trợ. Hệ thống quản lý kho fulfillment có thể tích hợp với các nền tảng này, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu quy trình quản lý.
6. Nhu cầu tự động hóa và tiết kiệm chi phí nhân sự
Khi doanh nghiệp muốn tăng cường tự động hóa quy trình để giảm thiểu chi phí nhân sự, hệ thống quản lý kho fulfillment là một lựa chọn hợp lý. Việc tự động hóa giúp cắt giảm các thao tác thủ công, giảm thiểu nguồn lực lao động và cải thiện năng suất mà không cần phải tăng cường nhân viên trong các giai đoạn bận rộn của kho.
7. Đối mặt với áp lực cạnh tranh lớn
Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình vận hành để duy trì lợi thế cạnh tranh. Các đối thủ có thể đang sử dụng các công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa kho hàng và quy trình fulfillment. Đầu tư vào hệ thống quản lý kho fulfillment giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực, cạnh tranh hiệu quả hơn trên thị trường.
8. Kế hoạch mở rộng quy mô và phát triển lâu dài
Nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh, mở thêm kho mới hoặc đẩy mạnh thị trường TMĐT quốc tế, thì việc đầu tư vào hệ thống quản lý kho fulfillment là điều cần thiết. Hệ thống này giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô mà không gặp phải các hạn chế trong việc quản lý kho bãi và xử lý đơn hàng.
9. Khó khăn trong việc tích hợp và phân tích dữ liệu
Khi doanh nghiệp muốn quản lý và phân tích dữ liệu về đơn hàng, hàng tồn kho, hiệu suất vận hành nhưng gặp khó khăn do dữ liệu phân tán hoặc không đồng bộ, thì một hệ thống quản lý kho fulfillment tích hợp sẽ là giải pháp tối ưu. Nó cung cấp dữ liệu tổng hợp, dễ dàng truy cập và phân tích, giúp lãnh đạo ra quyết định chính xác hơn dựa trên các chỉ số thực tế.
Các tính năng có trong hệ thống quản lý kho WMS fulfillment
Người dùng có thể sử dụng được đa dạng tính năng trong hệ thống quản lý kho hàng WMS. Một số tính năng quan trọng phải kể đến đó là:
Hỗ trợ nhập hàng (Receiving)
Hệ thống quản lý kho WMS có các chức năng giúp cho các doanh nghiệp tối ưu được việc nhận hàng, như thông báo chuyển trước (ASN) và giao dịch EDI. Từ thông báo này, doanh nghiệp sẽ sắp xếp hợp lý được lịch nhận và đưa nhân viên đi lấy hàng.
Không chỉ thế, hệ thống còn có những chức năng khác sau đây:
Ghi chép lại các yêu cầu bồi thường từ nhà cung cấp.
Tạo mã vạch cho từng thùng carton hoặc pallet hàng.
Xác định các loại xử lý đặc biệt cho hàng hoá trước khi vận chuyển đi.
Cross docking.
Báo cáo tình trạng biên lai của hàng hoá cho nhân viên phụ trách nắm rõ.
Thiết kế không gian kho
Hệ thống quản lý kho thông minh này giúp bạn nắm được thay đổi số lượng hàng hóa, từ đó có cách sắp xếp bày trí cho phù hợp. Với chức năng thiết kế không gian kho, doanh nghiệp cũng có thể thoải mái tùy chỉnh phân bổ theo vị trí và thứ tự, giúp cho quá trình xuất – nhập hàng sau này diễn ra thuận lợi. Chức năng này có khả năng tính toán và thiết lập ra các ngăn kệ để tối ưu hoá diện tích kho bãi, phù hợp sắp xếp các loại hàng hoá theo mùa.
Kiểm soát tồn kho
Hầu hết các phần mềm quản lý kho trên thị trường hiện nay đều có chức năng kiểm soát số lượng hàng tồn. Tuy nhiên, với hệ thống WMS, tính năng theo dõi hàng tồn kho phát triển tiên tiến hơn, có tự động nhận diện và thu thập dữ liệu hàng hoá, nhận diện bằng tần số vô tuyến,… cho thông tin chính xác hơn.
Lưu kho
Hàng hoá sau khi nhập vào kho sẽ tiến hành lưu kho theo như quy tắc đã đề ra sẵn trước đó, phục vụ cho việc xuất kho sau này được thuận tiện. Phần mềm quản lý kho WMS có chức năng lưu kho nhận diện hàng hoá bằng giọng nói (picking to voice) hoặc ánh sáng (picking to light), phù hợp với các kho hàng quy mô lớn.
Quản lý vận tải
Phần mềm quản lý kho sau khi xác nhận được đơn đặt hàng sẽ tự động in bill vận đơn gửi cho bên vận chuyển, đồng thời in ra số lượng hàng hóa cần chuẩn bị và hóa đơn tạm tính cho đơn hàng đó. Một số mặt hàng kỹ thuật sẽ còn được hệ thống in ra bản hướng dẫn sử dụng hoặc lắp ráp.
Sau khi các sản phẩm được đóng thùng, phần mềm kho sẽ gửi thông báo giao hàng trước cho các kho hàng khác biết và dừng lại công tác chuẩn bị giao hàng.
Quản lý nhân lực
Giúp người quản lý giám sát được hiệu quả làm việc của người lao động, bằng việc đo lường hiệu suất công việc KPIs, từ đó đưa ra những đánh giá chính xác về tiêu chuẩn làm việc của nhân công đó.
Báo cáo kho
Tính năng báo cáo giúp người quản lý nắm bắt và phân tích được tình hình thực tế hoạt động của kho (theo thời gian thực).
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống quản lý kho WMS fulfillment
Hệ thống quản lý kho hàng WMS là một giải pháp giúp xây dựng được kho hàng thông minh hơn, đem lại những lợi ích thiết thực:
Giảm được chi phí vận hành do kiểm soát được hàng hoá chính xác tuyệt đối.
Định vị và phân luồng hàng hóa cụ thể, giúp dễ dàng xuất – nhập kho.
Mọi hoạt động kho đều được tự động hoá, giúp tiết kiệm thời gian.
Tăng cường bảo mật kho, tránh thất thoát hay gian lận hàng hóa.
Quản lý được nhân lực và quản lý thanh toán hiệu quả.
Giảm áp lực lên đội ngũ nhân lực của kho.
Cải thiện được mối quan hệ với khách hàng hay đối tác.
Giải Pháp Hệ thống Quản Lý Kho WMS Fulfillment Hàng Đầu Hiện Nay
Cổ phần Công nghệ OCIMI - Đơn vị chuyên set-up và triển khai Giải pháp Phần mềm quản lý kho & hoàn tất đơn hàng TMĐT (OMS & WMS) VietFul. Giải pháp đã triển khai hơn 6+ quốc gia ĐNA, xử lý 4M+ đơn hàng/năm và hơn 40+ kho Việt Nam tin dùng: Viettel Post, Ship60, AMILO, Coolmate, ODN, N&H Logistics, Elise....
Hệ thống đặc biệt phù hợp với các đơn vị kho thuộc lĩnh vực xử lý hậu cần – đóng gói cho nhiều brand TMĐT, seller kinh doanh đa sàn, kho fulfillment, 3PLs,…
Liên hệ OCIMI ngay để được tư vấn miễn phí và tìm ra giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
+84 28 2212 7663
コメント